10 ohjetta, joilla saat minkä tahansa koulutustilaisuuden epäonnistumaan

1. Jätä kaikki valmistautuminen viime hetkeen

Ihminen on luovimmillaan aina juuri määräajan umpeutuessa. Tämä tuottavuuden lähde kannattaa ammentaa pohjamutiaan myöten. Jos esimerkiksi varaa kurssipaikan vasta kurssikutsujen lähettämisen jälkeen, saa tilaisuuden lähettää uudet kutsut, joissa kerrotaan, ettei edellisessä kutsussa mainittuun kurssipaikkaan päästäkään. Samojen kurssivalmistelujen tekeminen kahteen kertaan nykii määräajan umpeutumisen hetkeä tehokkaasti lähemmäs, jolloin luovuus taas vähän lisääntyy.

Samoin ei esimerkiksi kannata vaivautua varmistamaan kouluttajaa, ennen kuin kurssisi on painettu jäsentiedotteeseen. Jos haluamasi kouluttaja ei pääsekään tulemaan, löydät helposti tilalle toisen.

Kannattaa myös muistaa, että monia valmisteluja on tyystin tarpeetonta tehdä ennakkoon. Jos valmistaa kurssimateriaalia turhan hyvissä ajoin, joutuu tarkistuslukemaan sen. Kun jakaa tekstin osanottajille kirjoitusvirheineen, pääsee yhtä työvaihetta vähemmällä. Kuta myöhemmäksi kurssimateriaalin monistamisen jättää, sitä todennäköisempää on, että tulostusongelmat, kopiokoneen rikkoontuminen tai muu haitta säästävät sinut tuolta vaivalta kokonaan, jolloin säästyy niin paperia kuin kopiointimustettakin.

2. Muista aliarvioida osallistujia

Muista, että kurssilaiset tulevat kurssillesi siksi, etteivät osaa jotakin. Ihminen, joka ei osaa yhtä asiaa, ei todennäköisesti osaa mitään muutakaan. Siispä, kun selostat opetettavaa asiaa, selosta perusteellisesti. Opetustilanteen kesto on sinun aikaasi eikä kurssilaisten, voit käyttää sitä mielin määrin kaikkeen, mikä sinusta tuntuu hyödylliseltä.

Älä suotta kysele alussa osanottajilta, mitä he tietävät aiheesta entuudestaan, jotta välttyisit selostamasta heille asioita, jotka he jo tietävät. Eivät he kuitenkaan mitään tiedä. Jos vaikka sattuisikin, että jollakulla läsnäolijoista olisi aiheesta sellaista kokemusta ja osaamista, jota sinulla ei ole, niin eihän sitä kannata yrittää saada selville. Kouluttajan tieto on aina arvokkaampaa kuin koulutettavien tieto, koska kouluttaja on kouluttaja.

3. Älä pohdi koulutustilan valintaa äläkä kalustusta

Tila kuin tila on yhtä hyvä kouluttamisen kannalta. Jos joku osanottaja ei syystä tai toisesta halua osallistua puolentoista tunnin luennolle, jonne pitää matkustaa tunti suuntaansa, niin sitä on turha surra. Hänen opiskelumotivaationsa oli todennäköisesti alun alkuaankin liian heikko.

Eri ihmisille kokemus mennä koulutustilaisuuteen vaihtelee sen mukaan, millaiseen paikkaan he tulevat: virastotalon neuvotteluhuoneeseen, ravintolan kabinettiin, kirjaston koulutustilaan… Älä suotta piittaa tällaisista eroista. Jos joku ei osaa erottaa tarjottua asiasisältöä siitä kokemuksesta, jonka koulutustilaisuus sosiaalisena tapahtumana herättää, et varmaankaan halua häntä tilaisuuteesi muutenkaan.

Lattiaan ruuvatut pöydät ja penkit ovat käteviä, sillä niitä ei tarvitse tilaisuuden jälkeen ruveta siirtelemään takaisin paikoilleen. Tällöin tosin turhantarkat osanottajat - joskus jopa kouluttajat - saattavat valittaa, että niissä erikokoisten ihmisten on hankala istua, kun istuimen etäisyyttä pöytään ei saa säätää tai että ryhmätöiden tekeminen käy hankalaksi. Tällainen valitus on asiatonta huomionkipeyttä, älä kuuntele sitä.

Jos pöydät ja tuolit koulutustilassa ovat siirrettäviä, ne kannattaa järjestää riveihin, säännöllisten välimatkojen päähän toisistaan, kuten kansakoulussa ennen vanhaan. Näin saman järjestön koulutettavat eivät suotta rupea juttelemaan ja tutustumaan toisiinsa. Eihän järjestösi tilaisuuksia sen vuoksi järjestetä, että niissä sosiaalisia verkostoja luotaisiin.

Kaikkein haitallisinta on siirtää pöydät ja tuolit 4-5:n hengen pikkuryhmiksi. Tällaisissa ihmiset aivan liian helposti antautuvat keskusteluun toinen toistensa kanssa ja häiritsevät pölötyksellään kouluttajan puhe-esitystä luokan edessä.

4. Älä pidä taukoja

Kurssille tullaan kuulemaan tärkeää asiaa, eikä juoksemaan wc:ssä tai tupakkatauoilla. Älä haaskaa tärkeää koulutustilaisuuden aikaa katkomalla sitä turhilla virkistäytymistauoilla. Ei kukaan ole ikinä pissahätään kuollut (paitsi Tyko Brahe, mutta se oli vuonna 1601) sitä paitsi muutaman tunnin itsehillintä kasvattaa luonnetta.

Jos taukoja osanottajien sinnikkäiden vaatimusten vuoksi on pakko pitää, pidä niin lyhyitä, etteivät kerkiä tutustua toisiinsa. Muutoin jatkavat samaa seurustelua vielä koulutustilaisuuden taas jatkuessa jolloin haaskaantuu lisää kallisarvoista koulutusaikaa.

5. Kiireen merkitystä ei voi liikaa korostaa

Ihmiset, joilla on tärkeää tietoa ja osaamista tunnistaa siitä, että heillä on aina kiire. Jotta koulutettavat vakuuttuisivat siitä, että olet kouluttajana pätevä, osoita heille, miten kiireinen olet.

Tilaisuuden aluksi kannattaa kertoa osanottajille, että et valitettavasti ole ehtinyt paneutua esityksesi valmistamiseen, koska sinulla on ollut liian kiire. Näin he saavat paitsi positiivisen kuvan asiantuntijuudestasi myös selkeän käsityksen siitä, miten tärkeänä pidät käsillä olevaa tilaisuutta.

On suositeltavaa todeta useaan kertaan esityksen aikana, kuinka puheena olevasta asiasta olisi paljonkin mielenkiintoista sanottavaa, mutta sen käsittelemiselle ei nyt riitä aikaa. Vain asiantuntemattomat henkilöt olettavat, että kouluttajan tehtävä olisi valita käsiteltävästä asiasta keskeisinen ja puhua siitä. Todellisen asiantuntijan aatelismerkki on päinvastoin juuri se, ettei hän pyri erottelemaan, mikä käsiteltävässä asiassa on olennaista, mikä epäolennaista. Hän yrittää mahduttaa esitykseensä kaiken, mitä aiheesta voidaan sanoa, minkä vuoksi hän ei ehdi sanoa aiheensa sisällöstä oikeastaan mitään.

Esitys kannattaa lopettaa siten, ettei osanottajille jää aikaa esittää kysymyksiä. Jos kuulijoille olisi puheesi jälkeen jäänyt kysyttävää, se olisi vain merkki siitä, ettei esityksesi ollutkaan täydellinen. Parempi, ettet tarjoa heille mahdollisuutta tehdä tätä tulkintaa.

6. Älä päästä osanottajia ääneen

Muista, että kurssilaiset tulevat kurssille kuuntelemaan kouluttajaa, eivätkä omaa ääntään. Viisas kouluttaja karttaa kysymästä koulutettavilta mitään eikä teetä ryhmä- eikä paritöitä, koska niiden aikana osanottajat pääsevät itse höpöttämään kaikkea tarpeetonta.

Epäkypsät kouluttajat saattavat erehtyä luulottelemaan, että keskustellessaan ja pohtiessaan ääneen opiskelijat saisivat mahdollisuuden miettiä, mitä opittava asia merkitsee heille ja miten he sitä soveltaisivat omiin tarpeisiinsa. Älä kannusta tällaiseen. Eihän kurssilaisten tehtävä ole oppia soveltamaan uutta asiaa omalla tavallaan vaan sinun tavallasi.

7. Näin aloitat esityksesi

Hyvä kouluttaja osaa aliarvioida osanottajien lisäksi myös itseään. Sovelias tapa avata kurssi tai luento on valittaa sitä, kuinka tilaisuuden kouluttajaksi olet valikoitunut juuri sinä, joka et tiedä käsiteltävästä asiasta mitään - et ainakaan mitään sanomisen arvoista. Tämä avaus on tehokas siksi, että nyt osanottajatkin tietävät, miksi sinua kannattaa jäädä kuuntelemaan.

Muista esitellä itsesi ja organisaatiosi. Ihmisten on hyvä tietää, miksi juuri sinä olet puhumassa käsiteltävänä olevasta asiasta. Taustaasi selventää parhaiten se, jos käytät kaksi kolmasosaa esityksellesi varatusta ajasta käymällä yksityiskohtaisesti läpi oman organisaatiosi toimintakaaviota. Koska arvostetulla kouluttajalla on aina kiire, auttaa tämä aloitustapa sinua käsittelemään esityksesi varsinaisen aiheen myönteistä huomiota herättävällä ripeydellä.

Pidä katseesi suunnattuna kattoon, lattiaan, muistiinpanoihisi tai edessäsi olevan pöydän reunaan. Älä katso koulutettaviin. Muuten heille syntyy vaikutelma, että olet paikalla heitä varten.

Jotkut kouluttajat kättelevät tilaisuuteen tulijat ovella. Tämä on huono tapa. Se levittää bakteereja ja antaa osanottajille sellaisen vaikutelman kuin he olisivat tervetulleita tilaisuuteen.

8. Älä yritä virkistää tilaisuuden tunnelmaa

Iltapäivällä lounaan ja kahvin välissä on hetki, jolloin muutamat osanottajistasi alkavat kenties osoittaa väsymisen merkkejä. He eivät suinkaan kaipaa viiden minuutin taukoa ja happihyppelyä vaan tiukempaa asiaa, sillä sitähän he ovat tulleet tältä kurssilta hakemaan.

Jos on nähnyt vaivaa ja monistanut tilaisuuden osanottajille jonkin aiheesta kertovan tekstin, kannattaa ensin jakaa se heille ja ryhtyä sen jälkeen lukemaan sitä ääneen. Mitä pidempi teksti, sen mukavampi heistä on kuunnella sisäluentaasi.

Jos esityksesi kannalta on oleellista, että ensin käydään läpi alan keskeiset käsitteenmäärittelyt, käy ne läpi hitaasti lukemalla. Sen jälkeen kun osanottajat ovat kirjoittaneet käsitteenmäärittelyt käsin pikku lehtiöihinsä, voit jakaa monisteen, jossa määritelmät ovat siististi tulostettuina. Älä kerro etukäteen, että sinulla on keskeisen asiasisällön tiivistävä moniste. On miellyttävämpi yllätys, kun se jaetaan tilaisuuden lopuksi.

9. Näin päätät esityksesi

Loppukevennys on hyvä tapa päättää koulutustilaisuus. Voisit kertoa lopuksi esimerkiksi härskin vitsin, mitä uskalletumman sen parempi. Näin herätät luottamuksen sekä omaasi että järjestäjätahon arvostelukykyyn.

Tuhman jutun kertominen on erityisen suositeltavaa, mikäli osanottajamäärä on pieni ja olet itse kuulijoihin nähden korkeammassa yhteiskunnallisessa asemassa. Tässä on mitä mainioin keino hankkia edustamallesi järjestölle lisäjulkisuutta. Mikään toinen julkisuusmuoto ei ole järjestösi kannalta aivan yhtä vaikuttava kuin ahdistelusyyte iltapäivälehtien otsikoissa.

10. Älä palaa jo pidettyyn kurssiin

Kun tilaisuus on pidetty, se on pidetty. Mikäli kuulijoille jäi kysymyksiä, joihin et ehtinyt/osannut tilaisuudessa vastata, älä tee niistä yhteenvetoa ja lähetä sitä jälkikäteen postitse tai sähköpostitse. Eivät kuulijat sillä enää jälkikäteen mitään tee. Älä kannusta ottamaan sinuun yhteyttä myöhemmin, mikäli asiassa tulee kysyttävää. Siitä voi koitua lisätyötä.

Jos organisaatiosi painostaa sinua keräämään tilaisuudesta palautelomakkeita, kerää, mutta älä lue niitä. Et hyödy niistä mitään. Älä varsinkaan lue vanhoja palautteita valmistellessasi uutta koulutustapahtumaa. Niiden tarjoamat kehittämisideat ovat aina kehnoja. Onhan selvää, että jos koulutusta halutaan kehittää, niin neuvoa ei ainakaan tule kysyä koulutettavilta, sillä hehän viimeiseksi osaavat sanoa, millaista koulutusta tarvitsisivat ja mikä tarjotussa koulutuksessa palveli heidän tarpeitaan paremmin, mikä huonommin.

Mitä tarkemmin noudatat näitä kymmentä ohjetta, sitä todennäköisemmin (ja pikaisemmin) pääset eroon kaikista nykyisistä koulutustehtävistäsi.